La Provincia de Buenos Aires aprobó el Sistema Digital como soporte para llevar y rubricar en legal forma el Libro Especial de Sueldos y Jornales y fijó los plazos para su implementación obligatoria.

A través de la Resolución 210/2022, el Ministerio de Trabajo de la provincia oficializó la implementación para las y los empleadores que celebren y/o ejecuten contratos de trabajo en el territorio de la Provincia de Buenos Aires.

Plazos para la implementación obligatoria

La obligatoriedad en la utilización del Sistema Digital como soporte del Libro Especial de Sueldos y Jornales de la Provincia de Buenos Aires se establece en forma progresiva hasta alcanzar a la totalidad de los empleadores y empleadoras, conforme las siguientes etapas:

a) para aquellas y aquellos empleadores que ocupen un personal de más de quinientos (500) trabajadores, a partir del 1° de noviembre de 2022;

b) para aquellas y aquellos empleadores que ocupen un personal de entre cien (100) y cuatrocientos noventa y nueve (499) trabajadores inclusive, a partir del 1° de febrero de 2023;

c) para aquellas y aquellos empleadores que ocupen un personal de entre cincuenta (50) y noventa y nueve (99) trabajadores inclusive, a partir del 1° de abril del 2023;

d) para aquellas y aquellos empleadores que ocupen un personal de menos de cincuenta (50) trabajadores, a partir del 1° de junio de 2023.

No obstante el cronograma de implementación obligatoria mencionado, las y los empleadores quedarán exceptuados temporalmente de la obligación de utilizar el Sistema Informático del Libro Especial de Sueldos y Jornales de la Provincia de Buenos Aires, hasta tanto agoten las hojas móviles que se encuentren en su poder.

Implementación Voluntaria

Cualquier empleador o empleadora que cumpla con los requisitos que se mencionan en el siguiente apartado, podrá solicitar autorización para implementar el sistema de manera voluntaria, con independencia de la nómina de personal que ocupe.

Requisitos y procedimiento

Para utilizar al Sistema Digital del Libro Especial de Sueldos y Jornales de la Provincia de Buenos Aires, las y los empleadores deberán:

a) generar clave fiscal y vincular las claves fiscales de las personas humanas, representantes, apoderadas y/o autorizadas con la clave fiscal de la persona jurídica empleadora;

b) constituir domicilio electrónico, conforme lo previsto en la Ley N° 15.230, el Decreto N° 428/2021 y sus normas modificatorias, complementarias y de aplicación;

c) ingresar al servicio “Libro de Sueldos Digital” en la página web de AFIP, y por única vez, dar de alta los conceptos de liquidación de sueldo, asociando los propios con los fijados por la AFIP. Definir, por cada uno de ellos, el tipo de concepto y el/los subsistemas a los que esté obligado a realizar aportes y contribuciones;

d) generar en forma periódica el Volante Electrónico de Pago – VEP- para el pago de la Tasa Retributiva del Servicio por trabajador, conforme a lo previsto en el artículo 68 bis, inciso 35, de la Ley N° 10.149 y sus modificatorias (actualmente el valor es de $14.- por cada trabajador), y abonar la tasa mediante las formas de pago habilitadas por AFIP.

La falta de pago de la tasa retributiva por el servicio administrativo, obstará a la rúbrica del Libro Especial por parte del Ministerio de Trabajo y, en consecuencia, no será oponible a terceros;

e) efectuar las liquidaciones periódicas de haberes por cada trabajador del modo habitual y cargar en el Libro Especial de Sueldos y Jornales de la Provincia de Buenos Aires la información de las liquidaciones de haberes correspondiente;

f) validar y aceptar las liquidaciones. Una vez generado el archivo en el Libro Especial de Sueldos y Jornales de la Provincia de Buenos Aires, el mismo podrá ser descargado desde el módulo “consultas” del servicio;

g) emitir y guardar por el plazo de prescripción la constancia digital certificada del pago de la Tasa Retributiva de la rúbrica y de la presentación efectuada de la liquidación de haberes de cada trabajador/a.

Inconsistencia de los datos declarados

En el caso que el Ministerio corrobore por cualquier medio la existencia de posibles inconsistencias en los datos cargados en el Libro Especial de Sueldos y Jornales de la Provincia de Buenos Aires, dará aviso a la AFIP y notificará a la empleadora o empleador de dicha circunstancia.

Frente al silencio o improcedencia de la respuesta, iniciará el procedimiento inspectivo pertinente, conforme lo establece la Ley Provincial N° 10.149, el Decreto N° 6409/84 y el Anexo II del Pacto Federal del Trabajo, ratificado por la Ley Provincial N° 12.415.

Presentaciones fuera de término

El Libro Especial de Sueldos y Jornales de la Provincia de Buenos Aires deberá ser presentado digitalmente conjuntamente con la presentación de la Declaración jurada de aportes y contribuciones de Seguridad Social.

El sistema informático “Libro Sueldo Digital” identificará en forma fehaciente la fecha de las presentaciones realizadas fuera de término y, en esas condiciones, la Autoridad Administrativa del Trabajo procederá a su rúbrica, dejando constancia de la presentación extemporánea e intimando a la empleadora a que justifique y acompañe prueba de la causa de la presentación extemporánea.

El silencio o respuesta improcedente será motivo del labrado de la pertinente acta de infracción, dando inicio al procedimiento sancionatorio de conformidad con lo dispuesto en la Ley N° 10.149, el Decreto N° 6409/84 y el Régimen General de Sanciones por Infracciones Laborales establecido en el Anexo II del Pacto Federal del Trabajo, ratificado por la Ley N° 12.415.

Otras formalidades

A los fines de acreditar el cumplimiento de sus obligaciones las y los empleadores deberán conservar los archivos digitales correspondientes al Libro Especial de Sueldos y Jornales de la Provincia de Buenos Aires en formato electrónico.

La Resolución del Ministerio de Trabajo también aprueba el contenido y el diseño del Libro Especial de Sueldos y Jornales de la Provincia de Buenos Aires, conforme el Anexo de la misma.

Finalmente, se aclara que las y los empleadores serán los exclusivos responsables de la veracidad y consistencia en la información que carguen en el sistema, teniendo ésta carácter de Declaración Jurada.

Para subsanar errores en el procesamiento de los datos cargados y/o fallas de tipo informáticas que presente el Sistema Digital, las y los empleadores deberán dirigirse exclusivamente a la Dirección General de Recursos de la Seguridad Social dependiente de la Administración Fiscal de Ingresos Públicos -DGRSS-AFIP-, por los medios que esta última establezca en su reglamentación.